オフィス移転のその前に

移転は数ヶ月をかけて行う一大プロジェクトです。とにもかくにも準備と計画が大事。事前の綿密な下準備なしにスムーズな移転は難しいでしょう。まずは現在のオフィスの解約、移転日の決定、新オフィスの物件選定から。全体の流れをつかんで、手間取らないように進めていきましょう。

STEP1 (移転6ヶ月前)オフィス移転計画を立てる

現オフィスの解約準備

賃貸オフィスの解約は、基本的に6ヶ月前(あるいは3ヶ月前)までに予告しましょう。あまり遅い連絡だと契約関連のトラブルにつながりかねません。

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オフィス移転の目的整理

移転計画の柱となる目的や動機を明らかにしましょう。「事業拡大のために広いオフィスが必要」「立地が悪く従業員の交通費がかかる」「建物・設備が古く業務効率に支障が出る」「イメージアップのため」などの目的を整理して、新しいオフィスに求める規模・立地・設備などの条件をリストアップします。このタイミングで移転日の目安も定めておきましょう。

移転先オフィスの物件情報収集

移転先のオフィスを決定しないことには計画は進みません。専門の移転会社やビル仲介会社に移転計画の条件を伝え、適した物件をピックアップしてもらうとスムーズに進みます。できるだけ多く下見をして、比較検討をしましょう。

STEP2 (移転5ヶ月前)新しいオフィスの要件を決める

新オフィスとの契約

移転先が見つかったら、入居申込みをします。場合によっては仮押さえのために手付け金を支払うことがあります。

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オフィスレイアウトのプランニング

実際のプランニングに入る前に、オフィスの要件を決めておきましょう。数年先の人員計画や組織編成を考慮したうえで、現在あるオフィス家具やOA機器の使用状況を確認し、解決すべき問題や確保しておきたいスペースを把握します。従業員へのヒアリングを行い、この移転の機会にオフィス環境を改善できるようにしましょう。

レイアウトやスペース配分の考え方
従業員1人あたりのスペースは? 従業員1人あたりのスペースは?
従業員1人あたりのワークスペース(オフィス全面積からパブリックスペースを引いた面積)は、ワークスペースの面積÷社員数で算出できます。1人あたり2坪(約6m)程度あれば理想的です。
オフィス内の通路は? オフィス内の通路は?
大人2人が相互通行できる1.2~1.5m程度は必要です。また、デスクの間は1.4~1.6m程度は必要です。
デスクの並びは? デスクの並びは?
「島型対向式」「同向式」などが一般的ですが、デスクのレイアウトによって集中のしやすさやコミュニケーションのとりやすさが変わります。スペースに詰め込みすぎるのではなく、職種や企業風土などに合わせて選びましょう。
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その他のスペースも考えましょう その他のスペースも考えましょう
  • コピー機などのOA機器、収納棚はどれくらい必要か
  • 会議室・応接室はどれくらいのサイズでいくつ必要か
  • 喫煙室・役員室・休憩室などはどのように設けるか
  • 音・色彩・照明・空調などは快適な状態にあるか

レイアウトひとつでオフィスの快適さや業務効率は大きく変わります。業種・業態や現在のオフィス環境の問題点などを総合的に考えた新オフィスのレイアウトをつくるなら、オフィス移転業者などのプロに依頼をするのが得策です。

STEP3 (移転4ヶ月前)各業者への発注

オフィスレイアウトが決定したら、設備機器などの各専門業者に発注をかけます。それぞれの業者と打ち合わせをして、工事スケジュールも決定していきましょう。工事の順番を考慮しないと、「電話工事完了後にパーテーションの位置が変更になりオフィスの一部に回線が集中してしまった」といったトラブルが起こりかねません。

工事 物品(購入・移設・廃棄)
引越し オフィス家具
内装・パーテーション工事 什器
電話・LAN工事 OA機器
空調工事 移転案内状・社内印刷物

STEP4 (移転2~1ヶ月前)各種手続き/社内説明会

移転の際には、法務局や税務署などの官公庁への届出が必要です。また、取引先や顧客への連絡も忘れずに。

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また、事前に従業員向けに移転説明会を開催し、移転にともなうスケジュールの案内と作業手順を案内します。早めに梱包作業をして、引越し作業に滞りが出ないよう周知しておきましょう。

いよいよ移転当日

荷物の運搬などは基本的に引越し業者が行いますが、旧オフィスからの荷物の運び忘れや新旧オフィスのエレベーター、家具などに損傷がないかを確認しましょう。なお、オフィスを移転しても企業活動はストップしません。電話応対などもスムーズに行えるよう注意しましょう。

移転にかかわる手続き・届出をチェック

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